Sonntag, 18. Dezember 2011

Von Kaizen und Schnecken

Kaizen ist für mich der Kern von Kanban. Als Modell für Kaizen finde ich nach wie vor den PDCA-Zyklus von Edwards Deming sehr nützlich. Allerdings halten viele Leute aus der Kanban-Community den OODA-Loop von Boyd inzwischen für besser geeignet. Ein Grund dafür liegt darin, dass PDCA aus der Produktion kommt und wir in Kanban oft das Problem haben, uns dafür zu rechtfertigen, warum wir Modelle aus der Produktion anwenden, obwohl wir doch Wissensarbeit betreiben. Das andere Argument für den OODA-Loop lautet: PDCA legt den Fokus stark auf die Vergangenheit, während OODA stärker auf die Zukunft fokussiert. Ich finde, auch hier gilt der Spruch: „Alle Modelle sind falsch. Aber einige sind nützlicher als andere.“ Je nach Kontext kann das eine oder andere Modell nützlicher sein. Und entscheidend ist meiner Meinung nach in erster Linie, dass wir uns überhaupt darüber klar werden, wie wir es schaffen wollen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung hinzubekommen.
Ein Phänomen, das sich manchmal als Hindernis für so eine Kaizen-Kultur beobachten lässt, nenne ich die PD-Schnecke. Und dies lässt sich sehr schön am PDCA-Zyklus zeigen und diskutieren.
Die Grundidee von PDCA lautet, dass wir uns den nächsten kleinen Verbesserungsschritt überlegen (Plan), diesen ausprobieren (Do), dann die Ergebnisse ansehen und darüber reflektieren (Check). Dann entscheiden wir im Schritt Act, ob wir die Ergebnisse ausrollen und standardisieren möchten (wie auch immer diese Standardisierung im Einzelnen aussehen mag), ob wir erst noch einmal in einem weiteren kleinen Experiment eine kleine Änderung ausprobieren möchten, oder ob wir diesen Plan für gescheitert erklären und etwas komplett Anderes ausprobieren.

So weit so gut. In der Praxis beobachtet man aber manchmal eine andere Variante: Man schmiedet einen Plan (P) und fängt an, ihn zu implementieren (D). Anstatt dann aber die Ergebnisse ernsthaft zu überprüfen (C) und ggf. nachzusteuern (A), wird schon wieder der nächste Plan ersonnen (P‘) und in die Tat umgesetzt (D‘). C‘ und A‘ werden wieder nicht so ernst genommen (es bringt ja auch nicht besonders viel Spaß, so lange am Ball zu bleiben), so dass schon der nächste Plan (P‘‘) entsteht usw. Das Ergebnis ist die PD-Schnecke, die folgendermaßen aussieht:

Das Schöne an dieser Darstellung ist, dass man eine Grundlage hat, um über verschiedene Aspekte von Verbesserung zu diskutieren:
  • Findet sich die PD-Schnecke auch bei uns?
  • Wenn ja: Was sagt das über unseren Fokus?
  • Ist es positiv zu bewerten, immer neue Verbesserungen anzufangen, ohne diese jemals so weit zu bringen, dass man wenigstens etwas daraus lernen kann? Oder ist das nicht die reinste Verschwendung? (Dies ist eine rhetorische Frage)
  • Warum haben wir es mit dieser Schneckenplage zu tun? Sollten wir vielleicht die Anzahl an aktuellen Verbesserungsmaßnahmen limitieren?
  • Was können wir sonst noch tun, um besser darin zu werden, uns zu verbessern?
  • ...

 Die PD-Schnecke ist als ein eher unangenehmer Zeitgenosse. Aber es geht noch schlimmer. Darf ich vorstellen: Die P-Schnecke. Hier wird auch der C-Aspekt der Verbesserung weggelassen. Stattdessen wird ein toller Plan nach dem anderen in den Raum geworfen: „Wir müssten mal A tun.“, „Stimmt. Und wir könnten auch B tun.“, „Gute Idee. Und wie wäre es mit C?“ Dieses Phänomen ist in anderem Kontext übrigens auch als der WG-Imperativ bekannt: „Jemand müsste mal die Küche aufräumen!“ (allgemeine Zustimmung aller WG-Mitbewohner, bevor sich jeder ein neues Bier holt und vor den Fernseher setzt).

Eine andere Verwandte ist die D-Schnecke - auch bekannt als "blinder Aktionismus". Hier wird immer wieder gehandelt, ohne vorher zu planen. Das wäre an sich noch gar nicht so schlimm, denn in einigen Situationen kann es ja durchaus sinnvoll sein, Dinge einfach auszuprobieren, um zu sehen, was daraus entsteht (nach dem Cynefin-Modell wäre das für die chaotische Domäne ein angemessenes Vorgehen). Allerdings scheint dieser Aktionismus wenig hilfreich, wenn danach keine Reflexion über das Ergebnis stattfindet.  

Am Ende noch zur Retrospektiven P-Schnecke: Hier wird nur noch über vergangene Chancen gejammert: „Wir hätten mal A machen sollen!“, „Ja, genau. Und hätten wir damals doch bloß B ausprobiert!“ Natürlich ist es hilfreich, regelmäßig in die Vergangenheit zu blicken und sich zu überlegen, welche Chancen man vielleicht verpasst hat. Aber wenn daraus niemals Ideen und Maßnahmen für die Zukunft resultieren, dann sollte man sich das wohl lieber schenken.

Für einige Teams wird die Idee der PD-Schnecken hoffentlich hilfreich sein. Andere können damit vielleicht nichts anfangen. Ich finde, es ist ein nützliches kleines Tool, um über Verbesserungen zu diskutieren und zu reflektieren. Und es ist eine gute Möglichkeit, um deutlich zu machen, dass man Verbesserungen nicht mal eben so nebenbei etabliert, sondern dass dafür oft harte Arbeit und ein langer Atem nötig sind.

Kommentare:

  1. Mit dem Hintergrund des Satir Change Modells wird die PD-Schnecke auch noch interessanter. Wenn ich immer nur Änderungen einfließen lasse, mache und nicht reflektiere, dann sorgt das mittelfristig dafür, dass ich viele Mitarbeiter verprellen kann. Die Leute, die aufgeschlossen sind für Änderungen - oder diese sogar am laufenden Band produzieren - stört das sicher nicht. Aber Mitarbeiter, die ein Problem mit zu vielen Änderungen haben, bevor diese antizipiert wurden, können so in der Paralyse enden. Dann sind es die wenigen, aufgeschlossenen, die Änderungen beginnen, aber die Early und Late Majority hat man sich auf dem langen Weg zu Verbesserungen verprellt.

    Interessant ist auch noch die P-Schnecke. Die kenne ich persönlich als paralysierenden Zustand, in dem man nur noch über die Möglichkeiten nachdenkt, aber vor lauter Nachdenken nicht mehr zum Angehen kommt. Das kann man sich dann wohl wirklich schnecken, äh schenken.

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  2. Hi Markus,

    danke! Das finde ich auch sehr hilfreich, die PD-Schnecke mit Satir in Verbindung zu bringen!

    Viele Grüße,
    Arne

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