Dienstag, 23. November 2010

Die Prinzipien von Kanban

Rund um (Software-)Kanban haben sich inzwischen so viele nützliche Best Practices herausgebildet, dass es gar nicht mehr so einfach ist, einen Schritt zurückzutreten und die grundlegenden Prinzipien zu erkennen.
Wenn ich Kanban erklären, dann beschränke ich mich inzwischen auf drei fundamentale Eigenschaften, die jede Kanban-Implementierung aufweisen muss:
  1. Visualisierung
  2. Limitierung
  3. Kontinuierliche Verbesserung
Dies ist zweifellos stark abstrahiert, aber wenn man diese Punkte ernst nimmt, kommt man sehr, sehr weit.

Visualisierung
Der aktuelle Prozess muss auf einem "Board" visualisiert werden - egal ob Whiteboard, Pinnwand, Fensterscheibe, an der Wand (oder zur Not auch in einem elektronischen Tool). Diese Visualsisierung sollte möglichst einfach, leicht verständlich und vor allem für das gesamte Team (am Besten die gesamte Organisation) gut sichtbar sein. Wenn man 2 Stunden benötigt, um einem neuen Kollegen das Board zu erklären, dann ist es ganz sicher zu kompliziert.
Die zweite wesentliche Form von Visualisierung besteht darin, implizite Regeln explizit zu machen - und auch diese gut sichtbar aufzuhängen (z.B. auf einem Flipchart). Solche Regeln beziehen sich z.B. darauf, wann welche Meetings stattfinden, in welcher Reihenfolge die Aufgaben abgearbeitet werden, wie mit Notfall-Tickets umgegangen wird, welche Termine und Lieferzeiten dem Kunden versprochen wurden usw.
Erfahrungsgemäß bringt die Visualisierung, obwohl sie recht simpel ist, einen riesigen Erkenntnisgewinn und führt für sich schon zu Verbesserungen führen.


Limitierung
In einem Kanban-System ist die Menge an begonnener Arbeit stets begrenzt. In der Regel bezieht sich diese Limitierung nicht nur auf das Gesamtsystem, sonder auch auf die einzelnen Prozessschritte (Entwicklung, Test usw.)
Untrennbar verbunden mit der Limitierung ist das Pull-Prinzip: Nur, wer eine alte Aufgabe erledigt hat, zieht sich eine neue Aufgabe aus der Spalte links von ihm und beginnt mit dieser. Aufgaben werden stets selbstständig gezogen, nicht von Vorgesetzten zugewiesen. Damit wird deutlich, warum es nicht ganz einfach ist, ein echtes Pull-System zu etablieren, denn es gehört viel Vertrauen dazu! Denn die Vorgesetzen müssen darauf vertrauen, dass neue Aufgaben auch tatsächlich regelmäßig gezogen werden und die Mitarbeiter nicht stattdessen lieber den ganzen Tag lang Kaffee trinken oder im Internet surfen.


Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)
Egal wie gut unser initiales Kanban-System auch sein mag, es muss immer weiter verbessert werden. Sobald wir aufhären, uns zu verbessern, machen wir auch kein Kanban mehr! Diese Verbesserug kann in sehr kleinen Schritten vorgehen, aber sie muss vorhanden sein. Und die Verbesserungs-Maßnahmen sollten vom Team ausgehen. Wenn aus dem Team keine Verbesserungsvorschläge mehr kommen, ist dies ein sicheres Zeichen dafür, dass etwas mit dem Prozess im Argen liegt. Für kontinuierliche Verbesserung ist es unabdingbar, dass sich das Team regelmäßig ausreichend Zeit nimmt, um über den Prozess und die Zusammenarbeit zu reflektieren (z.B. in Retrospektiven). Und es ist sehr nützlich, ständig einfache Messungen durchzuführen (z.B. Durchlaufzeiten, Termintreue, Fehlerrate usw.), anhand derer man Verbesserungsmaßnahmen besprechen kann.
Die kontinuierliche Verbesserung ist zweifellos der wichtigste Punkt unter den dreien - und leider derjenige, der oft nicht richtig Ernst genommen wird. Hierin sehe ich tatsächlich eine Gefahr: Wenn der Prozess visualisiert und die Arbeit limitiert wird, dann sieht es von außen nach einem Kanban-System aus. Und dann ist es sehr einfach, es beim Status Quo zu belassen. Aber dann fehlt ein wichtiger Feiler von Kanban!


Literatur und Links

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